TAKEN & VERANTWOORDELIJKHEDEN:
Als management ondersteuner zorg je er voor dat de leden van Gedeputeerde Staten (GS) hun werk zo goed mogelijk kunnen doen. Daarvoor draag je zorg voor het beheer van agenda’s en mail en bereid je uiteenlopende besprekingen voor. Je houdt de werkdossiers bij en je draagt zorg voor afhandeling van telefonische contacten en maakt afspraken. Je geeft algemene administratieve en of organisatorische ondersteuning. Je zorgt ervoor dat de bestuurders voor overleggen op tijd de relevante informatie hebben. Verslaglegging kan ook tot de taken behoren. Een zeer afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid waarin je jouw kennis en kunde, enthousiasme en teamspirit kunt inzetten ter ondersteuning van leden van gedeputeerde staten. Van jou wordt verwacht dat je je flexibel/collegiaal opstelt wanneer het gaat om samenwerking/uitvoering van andere taken binnen het secretariaat.
Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende dagen: bij voorkeur op woensdag, donderdag en vrijdag
3 maanden | 24 uur per week | 0,6 FTE
PROFIEL VAN DE GESCHIKTE INTERIM PROFESSIONAL:
- Beschikbaar voor 24 uur per week, vanaf aanvang van de opdracht;
- In staat om de opdracht individueel uit te voeren;
- Een afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau in de richting van secretarieel/office management;
- Minimaal 2 jaar werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent in een complexe bestuurlijke omgeving bv. als ondersteuning van een College van B&W, Gedeputeerde Staten of vergelijkbaar;
- Minimaal 2 jaar werkervaring in de afgelopen 5 jaar met ondersteunende administratieve werkzaamheden zoals agenda- en mailbeheer (Outlook), verslaglegging en opstellen zakelijke brieven (Word en Excel);
- Minimaal 2 jaar kennis van en werkervaring met representatie en protocol (binnen een GS- secretariaat gebruikelijke procedures) binnen een bestuurlijke omgeving in de afgelopen 5 jaar;
- Werkervaring in de afgelopen 5 jaar bij een (semi-)overheidsinstantie.
Competenties
- Je bent servicegericht;
- Je bent stressbestendig;
- Je hebt een flexibele werkhouding en initiatiefrijk;
- Teamwork is je op het lijf geschreven.
