Standplaats: Utrecht
Startdatum: 10-04-2023
Einddatum: 10-10-2023
Tijdelijk dienstverband: Ja
Uren per week: 32-36
Online sinds: 17-03-2023
Functie
Voor een non-profit organisatie in Utrecht zoeken we een Managementassistent.
De duur van de opdracht betreft 6 maanden met optie tot verlenging. De opdracht is voor 32-36 uur per week.
Bedrijfscultuur
Wil je werken voor de snelst groeiende stad van Nederland? Dat is doen waar jij goed in bent en ervoor zorgen dat álle inwoners in Utrecht prettig en gezond kunnen wonen, werken en leven.
Utrecht groeit. Dat vraagt om nieuwe oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken, onder andere op gebied van bereikbaarheid, duurzaamheid en gezondheid. Voor deze nieuwe oplossingen is een brede blik nodig. Daarom werken we samen met de stad, met inwoners, ondernemers en instellingen. Daarbij handelen we naar onze kernwaarden: open, wendbaar, scherp en betrouwbaar.
Functiebeschrijving
Krijg jij er een kick van om 10 dingen tegelijk te doen en bemoei jij je naast de uitvoer van secretariële taken ook graag met sommige facilitaire zaken? Dan ben jij onze nieuwe managementassistent!
Ben jij een ster in organiseren, altijd op zoek naar verbetering en krijg jij energie van het proactief ondersteunen van managers? Met jouw inzet en enthousiasme kan jij een groot verschil maken binnen onze organisatie.
In deze functie maak je deel uit van het secretariaat Directiezaken. Samen met je twee collega's ondersteun je naast Directiezaken ook de afdeling Inzamelen, Markten en Havens en Wijkonderhoud en Service. Je regelt met de collega's van het team de planning en de bezetting van het secretariaat. Daarnaast werk je als team samen aan de doorontwikkeling van het team.
We zoeken een managementassistent pur sang. Als ervaren managementassistent ben je een echte duizendpoot en ondersteun en organiseer je in de breedste zin van het woord. Dit betekent dat je
Managers ondersteunt op organisatorisch en secretarieel gebied;
- Samen met je collega's een professionele dienstverlening aanbiedt en zorgt voor continuïteit in de ondersteuning;
- Met plezier de complexe agenda's en volle mailboxen beheert en in staat bent om in te schatten wat wel en minder belangrijk is in de agenda's en mailboxen en daarover helder communiceert;
- Ervoor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in iBabs komen te staan en dat de outlookagenda en iBabs perfect op elkaar aansluiten;
- De organisatorische aspecten die bij het agendabeheer horen naadloos regelt;
- Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de organisatie en actualiteiten in het dossier van je manager;
- Overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen;
- Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is;
- Je voert ondersteunende HRM-taken uit voor directie en management. Dit betreft bijvoorbeeld ondersteuning bij sollicitatieprocedures en zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers;
- Waar nodig en mogelijk meedraait als assistent in projecten.
Jouw profiel
- Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op in ieder geval MBO-4 niveau;
- Je hebt minimaal 3 jaren ervaring als managementassistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving;
- Je hebt bij voorkeur ervaring in een gemeentelijke organisatie;
- Je hebt ervaring met agendabeheer op een afdeling voor meerdere collega's/managers;
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk;
- Je hebt ruime ervaring heeft met MS-Officepakketten (in ieder geval met Outlook, Teams) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen;
- Je hebt kennis van iBabs is een pre; (vergadersysteem);
- Je bent enthousiast en gemotiveerd!
Verdiensten
Het bruto maandsalaris ligt tussen de € 3.000,- en € 4.500,- (o.b.v. 36 uur), of een max. uurtarief van € 60,-, afhankelijk van opleiding en ervaring.
Solliciteer direct
Herken je jezelf in bovenstaand functieprofiel en voldoe je aan alle eisen? Stuur dan direct jouw cv met motivatie waarom jij de perfecte kandidaat bent voor deze functie.
Reageren kan tot en met 26 maart.
- Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op in ieder geval MBO-4 niveau;
- Je hebt minimaal 3 jaren ervaring als managementassistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving;
- Je hebt bij voorkeur ervaring in een gemeentelijke organisatie;
- Je hebt ervaring met agendabeheer op een afdeling voor meerdere collega's/managers;
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk;
- Je hebt ruime ervaring heeft met MS-Officepakketten (in ieder geval met Outlook, Teams) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen;
- Je hebt kennis van iBabs is een pre; (vergadersysteem);
- Je bent enthousiast en gemotiveerd!